Tietosuojaselosteet

Toimittajarekisteri

Toimittajarekisteriä koskeva julkinen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Nimi: PRT-Forest Oy
Osoite: Leiviskäntie 2, 92930 PYHÄNTÄ
Sähköpostiosoite: tietosuoja@prt-forest.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sauli Sydänmetsä
Puhelinnumero: 040 755 8830
Sähköpostiosoite: sauli.sydanmetsa@prt-forest.fi

Rekisterin nimi

PRT-Forest Oy:n toimittajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään lakiin rekisterinpitäjän ja toimittajan tai edustajan välisten sopimusten, toimeksiantojen ja tilausten toteuttamiseksi.

Käsittelyn perusteena on kulloinkin vallitseva suhde sopimusten, tilausten tai toimeksiantojen pohjalta.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysajat

  • Toimittajan nimi ja yhteystiedot
  • Yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
  • Laskutusohjeet

Tiedot säilytetään pysyvästi. Yhteyshenkilön nimi voidaan muuttaa tai poistaa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Julkiset rekisterit, rekisteröitävät henkilöt itse.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle järjestelmän ylläpitoa sekä taloushallinnon toteuttamista varten ja rekisterinpitäjällä on voimassa asianmukaiset tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen siirtoa koskevat sopimusehdot, joiden tarkoituksena on varmistaa yksityisyyden suojan toteutuminen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, erikseen lukittavissa säilytyskaapeissa tai laatikoissa, joihin pääsy on vain henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät aineiston käsittelyä. Tiedot käsitellään luottamuksellisina ja lakisääteisiä salassapitovelvoitteita noudatetaan.
  • Sähköinen aineisto säilytetään keskitetysti palomuurin suojaamissa palvelimissa. Liikenne on salattu. Pääsy tiedostoihin ja henkilötietotietueisiin on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, ja pääsyä voidaan rajoittaa käsittelytarpeen mukaan. Tiedot käsitellään luottamuksellisina ja lakisääteisiä salassapitovelvoitteita noudatetaan.
  • Henkilötietojenkäsittelijöiltä edellytetään vähintään saman tasoisia suojausperiaatteita ja lisäksi erikseen käsittelysopimuksella annettujen ohjeiden ja suojausvaatimusten toteuttamista.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tietojen antamiseksi edellytetään, että pyyntö esitetään kirjallisesti ja tarvittaessa sen ohessa esitetään riittävät tiedot pyytäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntö on osoitettava edellä kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö on ilmainen kerran kalenterivuodessa ja muutoin pyynnöstä voidaan periä kohtuullinen korvaus (50 €+alv).

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisterinpitäjä voi myös oma-aloitteisesti korjata virheelliseksi havaitsemansa tiedon. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja sen ohessa esitetään tarvittaessa riittävät tiedot vaatimuksen tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Korjauspyyntö on osoitettava edellä kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon poistamista. Poistamista voivat rajoittaa lakisääteiset tai tekniset syyt säilyttää tietoa. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja sen ohessa esitetään tarvittaessa riittävät tiedot vaatimuksen tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntö on osoitettava edellä kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteriä koskeva julkinen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Nimi: PRT-Forest Oy
Osoite: Leiviskäntie 2, 92930 PYHÄNTÄ
Sähköpostiosoite: tietosuoja@prt-forest.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sauli Sydänmetsä
Puhelinnumero: 040 755 8830
Sähköpostiosoite: sauli.sydanmetsa@prt-forest.fi

Rekisterin nimi

PRT-Forest Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään lakiin asiakassopimusten, -toimeksiantojen ja –tilausten toteuttamiseksi sekä asiakasviestinnän tarpeisiin.

Käsittelyn perusteena on kulloinkin vallitseva asiakassuhde sopimusten, tilausten tai toimeksiantojen pohjalta.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysajat

  • Asiakkaan nimi ja yhteystiedot
  • Yritysasiakkaan osalta yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
  • Laskutusta koskevat ohjeet
  • Asiakastiedot säilytetään pysyväisluontoisesti. Yhteyshenkilö voidaan muuttaa tai poistaa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Julkiset rekisterit, rekisteröitävät henkilöt itse.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle järjestelmän ylläpitoa sekä taloushallinnon toteuttamista varten ja rekisterinpitäjällä on voimassa asianmukaiset tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen siirtoa koskevat sopimusehdot, joiden tarkoituksena on varmistaa yksityisyyden suojan toteutuminen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, erikseen lukittavissa säilytyskaapeissa tai laatikoissa, joihin pääsy on vain henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät aineiston käsittelyä. Tiedot käsitellään luottamuksellisina ja lakisääteisiä salassapitovelvoitteita noudatetaan.
  • Sähköinen aineisto säilytetään keskitetysti palomuurin suojaamissa palvelimissa. Liikenne on salattua. Pääsy tiedostoihin ja henkilötietotietueisiin on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, ja pääsyä voidaan rajoittaa käsittelytarpeen mukaan. Tiedot käsitellään luottamuksellisina ja lakisääteisiä salassapitovelvoitteita noudatetaan.
  • Henkilötietojenkäsittelijöiltä edellytetään vähintään saman tasoisia suojausperiaatteita ja lisäksi erikseen käsittelysopimuksella annettujen ohjeiden ja suojausvaatimusten toteuttamista.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tietojen antamiseksi edellytetään, että pyyntö esitetään kirjallisesti ja tarvittaessa sen ohessa esitetään riittävät tiedot pyytäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntö on osoitettava edellä kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö on ilmainen kerran kalenterivuodessa ja muutoin pyynnöstä voidaan periä kohtuullinen korvaus (50 €+alv).

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisterinpitäjä voi myös oma-aloitteisesti korjata virheelliseksi havaitsemansa tiedon. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja sen ohessa esitetään tarvittaessa riittävät tiedot vaatimuksen tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Korjauspyyntö on osoitettava edellä kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon poistamista. Poistamista voivat rajoittaa lakisääteiset tai tekniset syyt säilyttää tietoa. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja sen ohessa esitetään tarvittaessa riittävät tiedot vaatimuksen tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntö on osoitettava edellä kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Henkilöstörekisteri

Henkilöstörekisteriä koskeva julkinen tietosuojan toteuttamista koskeva seloste

Rekisterinpitäjä
Nimi: PRT-Forest Oy
Osoite: Leiviskäntie 2, 92930 PYHÄNTÄ
Sähköpostiosoite: tietosuoja@prt-forest.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Jukka Uusitalo
Puhelinnumero: 040 5433 448
Sähköpostiosoite: jukka.uusitalo@prt-forest.fi

Rekisterin nimi

PRT-Forest-konsernin henkilöstörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään lakiin perustuvien työnantajatehtävien ja -velvollisuuksien täyttämiseksi, muiden työsuhteisiin liittyvien työnantajan tehtävien, kuten työsuhde-etujen, toteuttamiseksi sekä rekrytoinnissa.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysajat

  • Työntekijöiden perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite ja muut yhteystiedot;
  • Mahdolliset lähiomaiset tiedot;
  • Tili- ja verokorttitiedot palkanmaksua ja verotusta varten;
  • Lomia, palkallisia ja palkattomia vapaita sekä sairauslomia koskevat tiedot;
  • Koulutus- ja kurssitiedot;
  • Ammattiyhdistyksen jäsenyydet, sairauslomatodistuksissa diagnoosit
  • Työntekijöiden ja työnhakijoiden työsuhdetiedot (kuten rekrytointiin liittyvät henkilöarvioinnit, kehityskeskustelutiedot, työsuhteen kestoa koskevat tiedot, koulutus-, kurssi-, poissaolo- ja lomatiedot);
  • Työntekijöiden tietoja säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, jollei lakisääteistä velvollisuutta pidempään säilytykseen ole. Työterveydestä toimitettavia palveluun liittyviä erittelyjä ei voi yhdistää työntekijään.
  • Rekrytoinnissa hakijat toimittavat hakemuksensa avoimina hakemuksina sähköpostilla ja tarvittavat tiedot, kuten koulutus- ja kurssitiedot, kerätään prosessin aikana. Rekrytoinnin tietoja säilytetään 6 kk hakemuspäivästä, jollei pidemmästä säilytyksestä ole erikseen sovittu. Jos rekrytointiprosessi johtaa työsuhteen syntymiseen siirtyvät rekrytoinnissa saadut tiedot osaksi työntekijän tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjän oma toiminta, rekisteröitävät henkilöt itse, mahdolliset henkilöarvioinnin toteuttajat, verokorttitiedot verottajan rekisteristä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

  • Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti tarvittavassa laajuudessa viranomaisille ja yhteistyökumppaneille työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden (muun ohella verotuksen) tai työnantajan myöntämien etuuksien (muun ohella eläke- ja muiden vakuutusten sekä työsuhde-etujen) toteuttamiseksi.
  • Uuden työntekijän osalta välttämättömät tiedot (kuten nimi, yhteystiedot ja henkilötunnus) luovutetaan työterveyshuollolle palvelujen saatavuuden varmistamiseksi.
  • Rekrytoinnissa tietoja voidaan luovuttaa henkilöarvioinnin laatijoille hakijan suostumuksella.

Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää taloushallinnon järjestelmän osalta ylläpitoa varten EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle ja siirto on suojattu tietosuoja-asetuksen edellyttämillä sopimusehdoilla siten kuin artikla 46 edellyttää.

Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, tarvittaessa erikseen lukittavissa säilytyskaapeissa tai laatikoissa, joihin pääsy on vain henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät aineiston käsittelyä. Tiedot käsitellään luottamuksellisina ja lakisääteisiä salassapitovelvoitteita noudatetaan.
  • Sähköinen aineisto säilytetään keskitetysti palomuurin suojaamissa palvelimissa. Liikenne on salattua. Pääsy tiedostoihin ja henkilötietotietueisiin on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, ja pääsyä voidaan rajoittaa käsittelytarpeen mukaan. Tiedot käsitellään luottamuksellisina ja lakisääteisiä salassapitovelvoitteita noudatetaan.
  • Henkilötietojenkäsittelijöiltä edellytetään vähintään saman tasoisia suojausperiaatteita.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tietojen antamiseksi edellytetään, että pyyntö esitetään kirjallisesti ja tarvittaessa sen ohessa esitetään riittävät tiedot pyytäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisterinpitäjä voi myös oma-aloitteisesti korjata virheelliseksi havaitsemansa tiedon. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja sen ohessa esitetään tarvittaessa riittävät tiedot vaatimuksen tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Korjauspyyntö on osoitettava edellä kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Työntekijää koskevia tietoja ei poisteta.